Samþykktir

1.gr. Heiti
Samtökin heita Samband flytjenda og hljómplötuframleiðenda, skammstafað SFH. Heimili sambandsins og varnarþing er á Seltjarnarnesi.

2.gr. Tilgangur
Megintilgangur samtakanna er að semja um, innheimta, annast umsýslu og úthluta endurgjaldi til listflytjenda og hljómplötuframleiðenda hér á landi þegar hljóðritum þeirra er útvarpað eða þau flutt opinberlega á Íslandi, sbr. 47. grein höfundalaga nr. 73/1972. Samtökin geta einnig innheimt, annast umsýslu og úthlutað annars konar endurgjaldi sem tilheyrir framangreindum rétthafahópum. Hið sama á einnig við um fjármuni sem koma í hlut sömu rétthafahópa þar sem einstaklingsbundinni úthlutun verður ekki við komið.
Samtökin eru ekki rekin í hagnaðarskyni og hefur viðurkenningu menningar- og viðskiptaráðuneytisins til að innheimta framangreind gjöld samkvæmt höfundalögum. Samtökunum er m.a. heimilt að setja sér gjaldskrár fyrir opinberan flutning tónlistar á hvers konar hljóðritum.
Samtökin gæta einnig sömu réttinda fyrir erlenda flytjendur og framleiðendur í samræmi við samninga við hliðstæð erlend innheimtusamtök og innheimtuaðila og gætir einnig hagsmuna fyrir jafnt erlenda sem innlenda rétthafa sem ekki eiga aðild að SFH og þeirra sem eiga beina aðild að SFH . Samtökin geta framkvæmt hvað eina sem lýtur að hagsmunagæslu vegna áðurnefndra réttinda, m.a. með tillögugerð til stjórnvalda um bætt réttindi og málshöfðanir til gæslu og verndar hagsmunum þessum.
SFH á aðild að IHM, Innheimtumiðstöð rétthafa, sem innheimtir gjöld vegna eintakagerðar til einkanota og endurvarps skv. ákvæðum höfundalaga og SAMTÓNi, samstarfsvettvangi STEFs og SFH. Jafnframt annast samtökin samskipti við hliðstæð samtök erlendra rétthafa.

3.gr. Aðild
Rétt til aðildar að sambandinu eiga þau samtök flytjenda og framleiðenda sem hér greinir: a) Félag hljómplötuframleiðenda (FHF) b) Eftirtalin samtök listflytjenda: Félag íslenskra hljómlistarmanna (FÍH), Félag íslenskra leikara (FÍL), Félag íslenskra tónlistarmanna (FÍT), Samband íslenskra karlakóra (SÍK). Samband blandaðra kóra og Samband lúðrasveita. Önnur innlend félög listflytjenda geta sótt um aðild að samtökunum enda teljast þau að mati stjórnar hafa verulegra hagsmuna að gæta á þessu sviði. Á sama hátt geta erlendir rétthafar á evrópska efnahagssvæðinu sótt um aðild að samtökunum, enda teljast þau að mati stjórnar uppfylla skilyrði til inngöngu. Aðalfundur tekur fullnaðarákvörðun um inngöngubeiðni. Stjórn félags, sem veitt er aðild að sambandinu, skal rita undir skuldbindingu um að félagið sem sambandsfélag skuldbindi sig til að hlíta samþykktum og reglum sambandsins í öllum greinum, eins og þær eru eða kunna að verða. Aðalfundur getur vikið félagi úr sambandinu eftir tillögum sambandsstjórnar ef það fullnægir ekki lengur skilyrðum til inngöngu í sambandið.

Hver einstakur flytjandi og framleiðandi sem tekið hefur þátt í hljóðritun tónlistar sem gefin er út og spiluð opinberlega hér á landi öðlast með því réttindi sem framangreind aðildarsamtök fara með fyrirsvar fyrir, sé viðkomandi meðlimur þar. Sama rétt eiga þeir sem gerst hafa meðlimir SFH en eru ekki aðilar að einstökum aðildarsamtökum.

Með undirritun samnings um aðild að SFH felur viðkomandi flytjandi eða framleiðandi SFH að gæta hagsmuna sinna og innheimta þóknun eða endurgjald skv. ákvæðum höfundalaga.Ennfremur skuldbindur viðkomandi meðlimur sig til að fylgja samþykktum SFH og úthlutunarreglum eins og þær eru á hverjum tíma. Breytingar sem gerðar verða á samningi um aðild skulu skuldbinda alla meðlimi frá og með þeim tíma sem breytingarnar taka gildi.

SFH ber einnig skylda til að annast hagsmunagæslu fyrir utanfélagsmenn en um þá gilda sömu úthlutunarreglur og hjá félagsbundnum rétthöfum.

4. gr. Skipun stjórnar
Stjórn sambandsins skipa sex einstaklingar og jafnmargir til vara. Þrír stjórnarmenn skulu vera fulltrúar flytjenda og þrír stjórnarmenn fulltrúar framleiðenda og hið sama á við um varamenn í stjórn. Kjörgengi hafa allir rétthafar sem eru aðilar að SFH, hvort sem það er í gegnum aðildarfélag eða einstaklingsaðild. Félag íslenskrar hljómlistarmanna tilnefnir tvo fulltrúa og tvo til vara, Félag íslenskra leikara tilnefnir einn fulltrúa og einn til vara. Félag hljómplötuframleiðenda tilnefnir á sama hátt þrjá fulltrúa í stjórnina og þrjá til vara. Kjörtími stjórnar eru tvö ár. Stjórnendur má endurkjósa. Flytjendur og hljómplötu-framleiðendur skiptast á tveggja ára fresti um formennsku og varaformennsku í stjórn samtakanna og skal formaður og varaformaður ávallt vera úr sitt hvorum réttindahópnum. Aðalfundarfulltrúar hvers réttindahóps um sig kjósa á aðalfundi sambandsins formann eða varaformann til að gegna starfinu út kjörtímabilið. Að öðru leyti en að framan segir skipta stjórnarmenn með sér verkefnum. Aðalfundur ákveður laun formanns, annarra stjórnarmanna, svo og endurskoðanda og skoðunarmanns.

Stjórnarmenn í SFH ber að upplýsa um hvort hagsmunaárekstrar kunni að vera á milli viðkomandi stjórnarmanns og SFH, þ.m.t. hvort viðkomandi skuldi samtökunum einhverja fjármuni

5.gr. Stjórnarfundir
Stjórn samtakanna heldur fundi svo oft sem formanni þykir þurfa eða þremur stjórnarmönnum. Fundur telst lögmætur er meirihluti stjórnar mætir og þar af tveir úr hvorum rétthafahópi. Á stjórnarfundum um sameiginleg málefni ræður afl atkvæða. Séu atkvæði jöfn, ræður atkvæði formanns. Séu atkvæði jöfn vegna hagsmunaágreinings hinna tveggja réttindahópa, þ.e. framleiðenda og flytjenda, má krefjast þess að menningar- og viðskiptaráðuneytið skipi aukamann í stjórnina ad hoc, og ræður atkvæði hans úrslitum. Stjórnin heldur gerðabók. Undirskrift formanns og varaformanns er bindandi fyrir samtökin. Undirskrift allra stjórnarmanna þarf þó þegar um er að ræða sölu eða veðsetningar á eignum sambandsins og varðandi aðrar meiri háttar ráðstafanir.

6.gr. Verkefni stjórnar
Stjórn samtakanna er æðsta vald í málefnum þess milli aðalfunda og annast á þeim tíma umsjón með rekstri þess. Hún semur við útvarps- og sjónvarpsstöðvar og setur gjaldskrá fyrir aðra gjaldskylda aðila og ákveður reglur um úthlutun. Stjórn samtakanna boðar til funda og undirbýr þá, framkvæmir fundarályktanir og annast störf milli funda, ýmist sjálf eða felur þau öðrum samkvæmt samþykktum þessum. Hún leggur fyrir aðalfund endurskoðaða reikninga samtakanna fyrir næsta ár á undan, hefur umsjón með fjárreiðum þess og eignum og gætir hagsmuna þess í öllum greinum.

7.gr. Framkvæmdastjóri
Stjórn samtakanna skal ráða framkvæmdastjóra, en hann ræður annað starfsfólk til að annast innheimtu, fjárreiður og daglegan rekstur þess. Formaður, varaformaður og framkvæmdastjóri skipa framkvæmdastjórn sambandsins sem annast daglegan rekstur þess milli aðalfunda

Framkvæmdastjóri hefur rétt og skyldu til fundarsetu á stjórnarfundum og fulltrúaráðsfundum og hefur þar málfrelsi og tillögurétt.

Þess skal gætt að framkvæmdastjóri hafi ekki hagsmuna að gæta gagnvart úthlutunum og styrkveitingum samtakanna. Framkvæmdastjóri skal árlega upplýsa kjörna fulltrúa um hvort einhverjir hugsanlegir hagsmunaárekstrar séu á milli hans og samtakanna, hvort hann sé í skuld við samtökin og hvort og þá hversu miklar tekjur vegna opinbers flutnings hljóðrita eða styrki hann hafi þegið frá samtökunum á sl. ári.

8. gr. Ráðstöfun tekna
Samkvæmt heimild í 3. mgr. 47. gr. höfundalaga sbr. reglugerð nr. 925/2011, skulu gjöld öll, sem innheimtast skv. 2. gr. samþykkta þessara renna að frádregnum kostnaði samtakanna, í sérstakan sjóð, sem er í höndum sambandsstjórnar. Sjóðurinn starfar í tveimur deildum, annarri fyrir listflytjendur og hinni fyrir framleiðendur, og skal fé sem rennur til sjóðsins skipt að jöfnu á milli deildanna.

Stjórnarmenn flytjenda stjórna flytjendadeild sjóðsins og stjórnarmenn framleiðenda framleiðendadeild hans. Afl atkvæða ræður á fundum deildarstjórna, en séu atkvæði jöfn ræður réttindamagn að baki stjórnarmönnum úrslitum máls.

Að frádregnum stuðningssjóði sbr. 9. gr. samþykkta skal úthlutun allra tekna þar sem því verður við komið verða einstaklingsbundin og gildir það jafnt um flytjendadeild sem framleiðendadeild. Úthlutanir SFH til listflytjenda og hljómplötuframleiðenda sem eru meðlimir SFH beint eða óbeint og þeirra sem standa utan sambandsfélaganna, skal fara eftir úthlutunarreglum SFH sem aðalfundur samþykkir.

Það fé, sem þá verður eftir, skiptist með þeim, sem flutningsrétt eiga á hljóðritum sem samtökin innheimta gjöld fyrir, eftir þeim reglum sem settar eru á hverjum tíma af samtökunum í samræmi við reglur hliðstæðra samtaka í aðildarríkjum Rómarsáttmálans um vernd flytjenda og framleiðenda frá 1961. Í reglunum má af hagkvæmnisástæðum kveða á um einföldun úthlutunar til innlendra og erlendra rétthafa í samræmi við hefðir sem skapast hafa í því efni.

Athugasemdir við úthlutun SFH ber að senda skrifstofusamtakanna innan þriggja mánaða frá því að tilkynning um úthlutun í samræmi við ákvæði umsýslulaga var send rétthafa, og er samtökunum ekki skylt að taka til greina athugasemdir við úthlutun, þær er síðar koma fram.

Reikningsár SFH er almanaksárið.

Ársreikningur SFH og gagnsæisskýrsla skulu endurskoðuð ár hvert af löggiltum endurskoðanda í samræmi við lög um endurskoðendur eins og þau eru á hverjum tíma og sendur kjörnum skoðunarmönnum samtakanna, en þeir skulu aftur senda ársreikninginn til stjórnar SFH með athugasemdum sínum. Skal reikningurinn síðan lagður fyrir aðalfund þeirra til samþykktar. Þeir sem eiga rétt til setu á aðalfundi skv. 13. grein samþykktanna og rétt eiga til setu á aðalfundi geta fengið afhent eintak af ársreikningum viku fyrir aðalfund.

Samþykktur ársreikningur SFH, skal vera aðgengilegur á heimasíðu samtakanna.

Styrkir úr sjóðum SFH vegna félagslegra verkefna, skulu veittir eftir eðli verkefna í samræmi við markmið þeirra, óháð félagsaðild styrkþega. Styrkirnir skulu veittir á faglegum forsendum.
Úthlutun samtakanna fer fram að minnsta kosti einu sinni á ári í síðasta lagi 9 mánuðum eftir lok næstliðins árs. Kostnað við úthlutunarútreikning og aðra úthlutunarvinnu greiðir hvor deild um sig. Stjórn samtakanna setur nánari reglur um úthlutun úr sjóðnum og úthlutunarnefndir. Stjórn hvorrar deildar um sig hefur úrskurðarvald um réttmæti útreiknings á réttindamagni. Þeim úrskurði má þó áfrýja til nefndar þriggja manna skv. 4. mgr. 17. gr. samþykkta þessara.
Hvor rétthafahópur getur ákveðið að hluti af innheimtum tekjum sem ekki verður með sanngirni úthlutað á grundvelli flutningstíma megi ráðstafa til sameiginlegra verkefna innan viðkomandi rétthafahóps.

9. gr. Sjóður til stuðnings flutningi og útgáfu hljóðrita.
Heimilt er að stofna sjóð til stuðnings tónlistarflutnings og framleiðslu hljóðrita. Framlag til hans getur numið 10% af ráðstöfunartekjum þegar rekstrarkostnaður hefur verið dreginn frá. Skal á aðalfundi tekin ákvörðun um upphæð framlags í sjóðinn og ráðstöfun framangreinds fjár úr sjóðnum.
Heimilt er einnig að nota þennan sjóð sem varasjóð ef aðstæður eru með þeim hætti að mati aðalfundar. Skulu nánari reglur um framkvæmd settar í úthlutunarreglum. Annast hvor deild innan SFH að jöfnu úthlutun úr sjóðnum.

10. gr. Boðun aðalfundar
Aðalfund skal halda fyrir 1. júní ár hvert. Skal til hans boðað á sannanlegan hátt með bréfi eða rafrænum tölvupósti sem senda skal eigi síðar en tveimur vikum fyrir fund. Ávallt skal þó tilkynna um aðalfund á heimasíðu samtakanna. Í fundarboði skal greina frá dagskrá aðalfundar og láta þær tillögur sem stjórn hyggst leggja fram fylgja fundarboði. Aðra fundi skal boða með minnst viku fyrirvara. Aukafundi skal halda, þegar sambandsstjórn ákveður eða þegar aðilar sem fara með meirihluta réttinda í hvorum réttindahópi krefjast þess.

11. gr. Um varamenn
Kjörnir fulltrúar skulu sjálfir bera ábyrgð á því að boða varamenn sína á fundi geti þeir ekki sótt fund. Komist varamaður ekki á fundinn er fulltrúa heimilt að veita öðrum fulltrúa umboð sitt til að sækja viðkomandi fund. Getur hver og einn fulltrúi einungis farið með umboð fyrir einn annan fulltrúa. Umboð telst einungis gilt ef notað er form frá samtökunum.

Hvert umboð skal gilda fyrir einn aðalfund. Umboðshafi skal hafa sömu réttindi á aðalfundi og félagsaðilinn sem tilnefndi hann á rétt á. Umboðshafinn skal greiða atkvæði í samræmi við fyrirmæli frá félagsaðilanum sem tilnefndi hann.
Ef ljóst er að aðalmaður í stjórn getur ekki sinnt skyldum sínum um lengri tíma eða segi hann af sér stjórnarmennsku áður en kjörtímabili hans lýkur, tekur varamaður sæti hans.

12. gr. Fundargerð
Rituð skal fundargerð allra funda . Ekki verður ályktað um mál, sem ekki er getið í fundarboði, nema 4/5 hluta fundarmanna samþykki

13.gr. Dagskrá aðalfundar
Á aðalfundi skulu tekin fyrir þessi mál:

Skýrslu stjórnar og framkvæmdastjóra fyrir liðið ár.
Afgreiðslu endurskoðaðra reikninga samtakanna og gagnsæisskýrslu fyrir liðið ár.
Kosningu 6 manna stjórnar.
Kosningu enduskoðunarfirma eða endurskoðanda og eins félagskjörins skoðunarmanns
Ákvörðun launa stjórnarmanna og önnur hlunnindi þeirra ef slíku er til að dreifa svo og laun skoðunarmanna.
Almenna stefnu um úthlutun réttindagreiðslna til rétthafa og frádrátt frá réttindatekjum
Almenna fjárfestingastefnu.
Notkun óráðstafanlegra fjárhæða.
Áhættustýringarstefnu
Önnur mál.

14. gr. Heimild til setu og atkvæðisréttar á aðalfundi
Rétt til setu á aðalfundum samtakanna eiga allir sem eiga aðild að samtökunum á grundvelli 3. greinar þessara samþykkta og eru annars vegar framleiðendur innan Félags hljómplötuframleiðenda og hins vegar á hvert aðildarfélag flytjenda rétt til að senda einn atkvæðisbæran fulltrúa til aðalfundar og annan til áheyrnar.Ennfremur eiga þeir flytjendur og framleiðendur sem beina aðild eiga að SFH rétt til setu á aðalfundum SFH. Atkvæði á aðalfundum eru greidd innan hvers réttindahóps um sig, þ.e. flytjenda og framleiðenda, og getur hvorugur hópurinn borið hinn atkvæðum.

Hver einstakur meðlimur SFH hvort sem hann er aðildarfélag eða einstaklingur hefur atkvæðisrétt í réttu hlutfalli við réttindamagn sbr.m.a. 4.mgr. 8. gr. samþykktanna svo fremi sem aðild hafi varað í 2 ár frá aðalfundi. Hvert aðildarfélag fer með umboð og hagsmunagæslu fyrir sína meðlimi á aðalfundum. Gildir hver fullnuð hundraðstala (prósenta) af heildarréttindamagni sem eitt atkvæði. Enginn einn aðili getur þó farið með meira en 40 atkvæði.

15. gr. Gagnsæisskýrsla - starfsreglur.
Stjórn skal útbúa og birta gegnsæisskýrslu árlega sbr. 8. mgr. 8. gr. samþykkta þessara og ákvæðum umsýslulaga nr. 88/2019.Stjórn skal setja sér starfsreglur, sem kveða m.a. á um helstu verkefni stjórnar, gagnsæi, aðgang að upplýsingum, styrkveitingar og verkefni stjórnarformanns.

Með móttöku greiðslna frá SFH undirgangast aðildarfélög kröfur sem gerðar eru skv. lögum um sameiginlega umsýslu höfundarréttar nr. 88/2019.

Aðildarafélög skulu jafnframt uppfylla kröfur skv. III. kafla laganna, um umsýslu réttindatekna, 4. mgr. 18. gr. um úthlutun innan sex mánaða, 1.-6. tl. 5. mgr. 6. gr. um möguleika rétthafa til að samþykkja meðferð innheimtra fjármuna og 3. mgr. 19. gr. um að gera upplýsingar um úthlutun, aðgengilegar rétthöfum að lágmarki árlega. Þá eiga ákvæði 36. gr. laganna einnig við um eftirlit ráðuneytis sem fer með málefni höfundaréttar og viðurlög skv. 37. gr.

SFH ber ennfremur skylda til að birta gagnsæisskýrslu skv. 23. gr. umsýslulaga nr.88/2019 á vef sínum. Af þeim sökum ber aðildarfélögum að senda SFH nauðsynlegar upplýsingar til að samtökin geti uppfyllt ákvæði framangreindra umsýslulaga um gerð gagnsæisskýrslu. Skal það gert eigi síðar en einum mánuði eftir aðallfund viðkomandi félags, en þó aldrei síðar en hinn 1. ágúst . Berist skýrslur ekki innan tímamarka er IHM heimilt að halda eftir úthlutun þar til skýrsla berst.

16. gr. Réttindi utanfélagsmanna.
Hafi samtökin samið um þóknun fyrir opinberan flutning hljóðrita skv. 47. gr. höfundalaga, kann rétthöfum sem ekki eru aðilar að aðildarfélögunuum samtakanna engu að síður að vera heimilt að banna hagnýtingu hljóðrits. Unnt er að koma kröfum þess efnis skriflega á framfæri við samtökin.

17. gr. Aðild og meðferð kvartana
Með undirritun samnings um aðild við SFH eða móttöku úthlutunar án fyrirvara felur viðkomandi rétthafi SFH að gæta hagsmuna sinna og innheimta greiðslur eins og þar er nánar kveðið á um. Jafnfram skuldbindur viðkomandi meðlimur SFH sig til að fylgja samþykktum SFH og úthlutunarreglum eins og þær eru á hverjum tíma. Breytingar sem gerðar verða á samningi um aðild skulu skuldbinda alla meðlimi frá og með þeim tíma sem breytingarnar taka gildi.

Samningur um aðild skal tilgreina hvaða réttindaflokkar og landsvæði viðkomandi meðlimur framselur umsjón með til SFH. Skal stjórn SFH ákveða réttindaflokkana með tilliti til þess hvað gerlegt er að framkvæma á hagkvæman hátt á hverjum tíma.

Aðildarfélag samtakanna eða einstaklingur getur sagt sig úr þeim með skriflegri tilkynningu þar að lútandi. Uppsögnin tekur gildi við lok þess reikningsárs sem lýkur a.m.k. sex mánuðum eftir að uppsögnin berst samtökunum.

Samtökin skulu svara skriflega kvörtunum meðlima. Sé viðkomandi ósáttur við afgreiðslu erindis til samtakanna getur hann vísað málinu til þriggja óvilhallra manna úrskurðarnefndar sem skipuð skal af stjórn.

18. gr. Rafræn samskipti
Samtökin skulu að meginstefnu nota rafræn samskipti við aðildarfélög og stjórn þegar um er að ræða tilkynningar, upplýsingagjöf, skjöl og annað, nema móttakandi sé andvígur og geri skriflega kröfu um annað. Heimila skal rafræna kosningu á aðalfundi verði því við komið.

Stjórn er heimilt að ákveða að í stað hefðbundinnar atkvæðagreiðslu á fundum samtakanna verði atkvæðagreiðsla rafræn. Tryggja þarf að hin rafræn kosning verði framkvæmd með öruggum hætti.

19. gr. Fjarfundir
Stjórn getur á hverjum tíma miðað við aðstæður ákveðið hvort fundað verði með fjarfundarbúnaði.

20. gr. Breytingar á samþykktum
Samþykktunum verður aðeins breytt á aðalfundi. Breytingar skulu því aðeins gerðar að aðilar sem fara með meira en helming atkvæða í hvorum réttindahóp, þ.e. flytjenda og framleiðanda, um sig séu mættir á fundi og breytingin samþykkt með 2/3 atkvæða í hvorum hóp. Fullnægi fundarsókn eigi skilyrðum 2. málsl.. þessarar greinar skal boða til nýs fundar innan mánaðar með tveggja vikna fyrirvara. Sé á þeim fundi greidd 3/4 atkvæða með samþykktabreytingunni, úr hvorum réttindahópi, telst hún löglega samþykkt, óháð mætingu á fundinn. Leita skal staðfestingar menningar- og viðskiptaráðuneytis á breytingum samþykkta.

21. gr. Slit samtakanna
Samband flytjenda og hljómplötuframleiðenda verður ekki lagt niður nema um það sé gerð samþykkt á fundi í samtakanna skv. reglum sem greindar eru í 20. gr hér að framan. Skal þá sá fundur ráðstafa eignum samtakanna og gera aðrar nauðsynlegar ráðstafanir er að félagsslitum lúta.